设备齐全并准备就绪:如何与远程员工一起管理设备

因此,您的公司决定聘请远程员工. 怎么办? 是时候看看构成成功团队基础的基础知识了,例如沟通、工作流、任务委派和绩效衡量。 所有这些基础知识都是您的远程团队所期望的,并且通常会占用大量的计划和资源。

公司有时会因为需要为远程劳动力进行技术和设备的前期投资而措手不及,但这些投资对于赋予员工权力和建立成功的团队至关重要。

这是一份清单,可帮助您确定您的远程团队在设备和技术方面可能需要什么。

  • 合规性:您是否知道越来越多的政府正在推出立法来规范公司如何与数字游民互动 并管理远程工作者? 很多时候,这些政策包含对设备和技术的规定。 因此,首先,重要的是研究并确定是否有任何政策可能合法地影响您向远程工作者提供设备和技术的方式。
  • 与独立承包商注意谨慎: 在大多数国家/地区,独立承包商(或自由职业者)必须提供自己的设备。 即使您的公司希望为他们提供设备,这样做也会使您面临违反常设机构和错误分类违规行为的风险。
  • 做一个列表:为团队成员可能需要的所有办公设备、设备和程序创建一个标准的综合列表。 创建此列表后,您应该确定您的公司将提供什么。 例子包括:
    • 笔记本电脑或电脑
    • 附加显示器
    • 老鼠
    • 键盘
    • U盘
    • 电话/手机
    • 扩展坞
    • 网络摄像头/背光
    • 耳机
    • HDMI线
    • 打印机
    • 办公家具
    • 白鼻子机器(对在嘈杂环境中工作的人很有帮助!)
    • 静止的
  • 预算是关键: 确定设备和技术的支付方式。 一些公司选择提供一切,而另一些公司可能只提供基本的东西,例如笔记本电脑。 公司可能会提供额外的技术津贴,以支付工人的可自由支配或额外费用。
  • 授予访问权限:确定远程工作人员访问公司基础设施所需的所有工具和凭据,例如:
    • 公司电子邮件套件,例如 Gmail 或 Outlook
    • 远程访问软件
    • 项目管理系统,例如 Basecamp、Asana、ClickUp 等。
    • 消息传递程序,例如 Teams 或 Slack
    • 内容管理系统,例如 WordPress、Shopify、WordPress、Wix 等
    • 公司社交媒体帐户,例如 LinkedIn、Facebook、Twitter 或 Instagram、TikTok
    • 外部通讯工具,例如 Zoom、Google Hangouts、TrueConf
    • 云存储站点,例如 Dropbox、Google Drive 等。
    • 薪资软件
  • 技术入职是必须的: 您的远程工作人员将拥有不同的技术实力和对您公司使用的程序的熟悉程度。 通过提供正式的入职培训,您可以帮助团队成员从一开始就为成功做好准备。
  • 网络安全是一个主要问题: 随着团队越来越多地远程工作,公司数据分布在有时甚至不属于公司所有的设备和云中。 在全球远程工作场所,维护网络安全变得更具挑战性。 请务必咨询 IT 专家以了解您的风险以及如何最好地管理设备和技术。
  • 保护工人数据: 当您雇用员工时,您会从每个员工那里获得大量个人数据。 您有责任保护这些数据免受不良行为者的侵害。 有时有正式的法规来管理此类数据,例如欧盟的通用数据保护条例 (GDPR)。
  • 知识产权是关键任务:考虑团队成员将如何访问您公司的专有数据,确保您的知识产权得到尽可能多的保护。
  • 面向未来的团队:对于远程公司来说,重要的是要不断提供资源,例如有关技术应用、网络安全和数据隐私的定期培训和研讨会。
  • 分担责任:建议公司起草并让员工签署数据隐私和设备协议,这有助于确定优先事项和责任。
  • 听听您的员工: 如果您每年调查或询问团队成员在设备和技术方面的经验,这将很有帮助。 这可以帮助确定是否有不必要的费用,或者是否有其他应该进行的投资。
  • 本地化员工体验: 远程团队可能会雇用来自世界各地市场的员工。 在工资单方面,如果您的员工能够以他们的母语和他们的时区获得支持,那将很有帮助。
  • 不要忘记下线: 除了入职,还应该有一个正式的流程来确定员工何时离开你的公司,无论是好是坏。 这将包括以下项目:
    • 禁用公司电子邮件和套件访问
    • 设置适当的电子邮件转发(以免错过任何可能通过的电子邮件)
    • 撤销对任何外部程序或网站的访问(适当时更改密码)
    • 取回贵公司分配的设备
    • 存储或分发回收的设备部件
    • 与同事、合作伙伴和客户沟通员工变动
  • 考虑聘请记录在案的雇主: 在为远程劳动力管理设备和技术时,有很多合规和管理责任。 参与 记录雇主 (EOR) 合作伙伴可以帮助减轻许多企业风险 与管理远程劳动力相关联。 他们可以就您的远程团队可能拥有的技术和设备需求向您提供建议。

下载我们的“什么是 EOR?”指导或联系我们与国际人力资源专家讨论 EOR 解决方案如何帮助您合规高效地管理远程员工的设备和技术。