随着亚太地区进入数据保护的新时代，雇主进行背景调查的内容与方式亦有所变化。如今，各地监管机构对于保护消费者与员工信息的警觉性空前提高。以中国香港为例，个人资料私隐专员公署（PCPD）最近针对不当保留与使用员工个人资料的案例公布了四项严肃调查，这一行动无疑为企业敲响了警钟。因此，亚太地区的公司应极其谨慎地处理所有人力资源数据并严格遵守相关规定。
背景调查是雇佣决策中的重要一环，更是一项重大责任。无论各地法规如何规定，我们始终建议雇主在进行任何形式的背调之前都要先征得应聘者的明确同意。
本文将为您提供亚太地区员工背调的五大注意事项以及16个国家和地区的具体指导方针，帮助您应对棘手的员工背调、降低违规风险，确保您的背调活动与不断更新的数据保护条例保持同步。
与合格的第三方公司合作
为了确保客观性和真实性，背调必须由第三方背景审查公司进行。这种做法还有助于公司遵守法律要求，保持流程的完整性。
对于雇主而言，专门从事特定地区员工背调工作并且拥有良好口碑的机构公司是首选。
熟悉背调内容，掌握各地法规
公司的背调内容多种多样，常见的调查内容包括教育背景、过往工作经历、犯罪记录和体检报告等。
各地对于不同类型的背景调查都做出了规定。例如，中国香港、韩国和新加坡对于犯罪记录调查都有加以限制。在日本，虽然有时允许进行背景调查，但这种做法既不常见，也不推荐。
社交媒体调查目前相对较少，却大有增长趋势。相关法规或将在未来几年内实施。虽然亚太地区普遍允许该项调查，但雇主在中国香港等地区进行社交媒体调查前仍需获得求职者的明确同意。
在上网搜索求职者信息前，雇主要仔细确认该做法是否符合当地法规。
统一明确的内部规定
雇主应制定统一明确的规定，确定进行背调的时间与方式。规定要建立在合法的业务原因之上，还要与职位的具体要求相关。
雇主在背调中不得任意收集信息或收集求职者的受保护信息（如种族、民族、性别、年龄、残疾情况或其他与工作表现无关的个人信息）。
妥善处理背调结果
雇主应实施结构化流程来处理背调结果。若应聘者因调查结果不合格（如具有严重犯罪记录或就业记录不符）而未达到最低入职要求，雇主应进一步调查以了解情况。重点在于能够区分错误信息、过期信息与那些影响真正雇佣决策的不合格信息。
除此之外，雇主还应该以尊重的态度合规地传达结果，确保整个背调流程的公正透明。
遵守数据隐私条例
严格的监管框架对雇主在背景调查中收集的数据进行了规范。例如，中国香港的《个人资料（私隐）条例》（PDPO）和韩国的《个人信息保护法》（PIPA）都对个人信息的收集、使用和存储做出了规定。这些制度有望在未来几年内得到推进，从而进一步规范雇主进行背调的方式。
公司需要随时了解这些变化，超前于合规要求，从而避免承担法律后果。这样做还能保护员工隐私，维护雇主品牌和声誉。
16个亚太国家和地区背调注意事项
✅ 常规信息 ⚠️ 受限信息 ❌ 禁止收集信息/高限信息
让背调变得更简单
背调是员工最先经历的一大环节，然而收集员工信息可能会让这个过程变得敏感。与此同时，亚太地区的最佳背调做法和相关法规也在不断演变，让背调与其他人力资源业务都变得更加复杂。
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