AI 可以支持年度股东大会（AGM）的筹备和公司治理行政工作，但在正式会议现场使用 AI 则存在更高风险。本文将说明 AI 在 AGM 流程中的适用场景，以及企业需要谨慎对待的关键边界。
核心要点
- AI 可以支持年度股东大会相关的公司秘书工作，包括会议筹备、文件审阅和初稿撰写。
- 书面决议及其他结构化公司治理文件，是较适合使用 AI 辅助起草的场景，但仍需人工审核，并符合当地法律和公司治理要求。
- 在 AGM 前后使用 AI，与允许 AI 记录或转写正式会议现场内容，是完全不同的风险场景。
- 会议现场使用 AI 进行记录或转写，可能引发保密、隐私、数据留存、信息披露和数据治理风险。
- AGM 会议纪要属于正式公司记录。AI 可以帮助起草，但最终内容和审批责任仍应由具备相应资质和职责的人员承担。
- 某一国家或地区适用的工作流程，并不一定能满足其他司法管辖区的法规要求。
- 企业需要制定清晰规则，明确可使用的 AI 工具、输入信息、使用人员、存储方式、留存期限、审核流程和最终签署责任。
谁把 AI 会议记录工具请进了会场？
AI 会议记录工具已经越来越常见。它们可以自动记录会议内容、生成转写稿、总结讨论重点，并提取后续行动事项，几乎不需要参会人员额外操作。
但年度股东大会（AGM）并不是普通会议。
股东将在会议上投票，相关决议将被通过，法定人数也需要确认。
会议讨论内容可能涉及机密信息、商业敏感信息或个人数据。会议纪要也将成为公司正式记录的一部分。
如果允许 AI 记录或转写会议内容，就会额外生成一份原本可能并不存在的会议记录。
这立即带来一系列问题：AI 到底记录了什么？这些信息被传输到哪里？会被保存多久？谁可以访问？未来是否可能被要求披露或提交？
更重要的是：企业是否真的有必要创建这份额外记录？
AI 依然可以为 AGM 流程创造价值。但大部分价值应体现在会议前后，而不是会议现场本身。
AGM 不是一次普通线上会议
正式公司会议一直都需要对信息和记录进行更严格的管理。
根据会议性质和组织要求，这可能包括限制录音、限制电子设备使用，甚至限制参会人员自行记录和保存会议笔记。
核心原则很简单：在受公司治理规则约束的会议中，并不是所有发言都需要成为永久记录。
AI 让这一原则面临新的挑战。
能够自动录音或转写会议内容的工具，会生成一份详尽的数字记录。这份记录可能与公司原本希望保留、经过审慎整理的会议纪要并存。
AGM 会议纪要和董事会会议纪要属于正式公司记录，并不是对参会人员记忆内容的简单整理。会议纪要不是逐字稿。
| 普通业务会议 | AGM 或受董事会治理规则约束的会议 |
| 会议记录通常用于内部参考，性质相对非正式 | 会议纪要属于正式公司记录的一部分 |
| 错误通常可以通过非正式方式更正 | 错误可能需要通过正式程序修订 |
| 是否保存记录通常具有一定自由裁量空间 | 记录保存可能受到法律强制要求约束 |
| 保密风险通常较为有限 | 可能涉及特权信息及保密义务 |
| 通常只涉及一个司法管辖区 | 可能需要同时考虑多个司法管辖区要求 |
其中，转写稿这一点尤其重要。
转写稿试图记录所有内容，而高质量的会议纪要并非如此。
会议纪要需要有人判断哪些内容应当进入正式记录。这包括如何记录反对意见，以及如何处理敏感讨论。
AI 工具很容易生成数千字内容，却无法理解为什么经过审慎筛选的 200 个字，反而可能更合适。
这并不一定是技术本身的缺陷，只是 AI 与会议纪要撰写承担的并不是同一项工作。
那么，AI 到底能在哪些环节发挥作用？
如果因为公司治理要求较高，就把所有新工具一概禁止使用，那也会错失 AI 带来的效率价值。
只要企业能够区分“行政支持”和“治理判断”，AI 就能在 AGM 相关工作中发挥积极作用。
在所有人进入会场之前
AGM 正式开始前，企业需要完成大量准备工作，包括拟定议程、跟进截止日期、整理文件摘要以及协调会议安排等。
AI 可以支持这些工作，而不必成为正式会议流程的一部分。
当然，常规控制要求仍然适用。
企业需要考虑 AI 工具会接收哪些信息、谁可以访问相关内容，并安排人员在依赖输出结果前进行审核。
这里的关键边界在于：AI 是在帮助企业为 AGM 做准备，而不是为会议本身创建一份平行记录。
当相关工作并不需要召开会议时
有些公司治理工作本身并不需要通过现场会议完成。
在适合采用书面决议或其他结构化公司治理文件的情况下，AI 可以协助完成初稿撰写、整理来源信息，并为后续审核准备材料。
但同样的边界仍然适用：AI 不应决定是否可以合法采用书面决议、适用何种批准门槛，或文件是否满足当地法规要求。
这些判断仍应由对相关实体负责的合资格人员作出。
以这种方式使用 AI，可以减少行政负担，同时避免为正式会议创建不必要的录音或转写稿。
在会议结束之后
AGM 结束后，AI 同样可以创造价值。
公司秘书或会议主席可以提供经过筛选的材料，用于生成第一版会议纪要草稿。AI 则可以帮助将这些信息整理成初步结构。
“经过筛选”非常重要。这些材料也应仅通过经批准的工具提交，并符合企业关于保密、数据治理和记录留存的要求。
此时，AI 是基于会议负责人提供的材料进行处理，而不是悄悄记录会场里的每一句话。
随后，应由合资格人员审核并修改草稿，再提交审批。最终会议纪要的责任，仍由对正式记录负责的人承担。
可以让 AI 帮你跨过“空白页”的第一步，但不要让 AI 决定什么内容会成为公司的正式历史记录。
当 AI 使用规则已经明确时
当所有人都不需要猜测 AI 应该如何使用时，AI 治理才更容易落地。
哪些工具是获批的？谁可以使用？哪些信息可以输入？输出结果保存在哪里？什么时候删除？
在任何 AGM 相关信息进入 AI 系统之前，这些问题就应在工作流程中明确下来。
最稳妥的流程通常会将 AI 使用限制在获批人员、获批工具和预先定义的输入范围内，同时明确审核责任和记录留存责任。
如果未来有人询问公司正式记录是如何形成的，清晰的使用边界和控制流程也更容易解释。
AI 可以帮助完成第一版草稿，但不应拥有最终决定权。
AI 什么时候会“越界”？
更复杂的问题在于：当 AI 不再只是支持 AGM 流程，而是开始“参与”正式会议本身时，会发生什么？
实时录音或转写会改变风险性质，因为它会为正式会议中的发言生成一份详细记录。原本可能只存在于参会人员工作笔记和经批准会议纪要中的信息，会变成一份持续存在的数字记录。
这份记录可能存放在第三方平台上，也可能包含机密信息、个人数据或商业敏感讨论。根据具体工具的设置，它还可能以公司尚未审查过的方式被保存或处理。
创建这类额外记录的影响，可能超出会议本身。根据不同司法管辖区和具体情况，转写稿及其他 AI 生成材料可能在诉讼、监管问询、内部调查或信息披露义务中变得相关。
对于跨国企业集团而言，判断会更加复杂。不同国家和地区在隐私保护、数据跨境传输、记录留存和信息披露方面的规则与监管预期并不相同。
实时录音绝不应在无意中发生
AGM 不应只是因为某个人的 AI 助手自动加入会议，就被录音或转写。
如果企业允许 AI 进行实时转写，就应当是经过审慎决策的结果。相关流程可能需要政策授权、向参会人员进行披露，并经过当地法律审查。
这既是保密问题，也是数据治理问题。
一旦 AI 工具捕捉了会议内容，企业就需要回答一系列实际问题：转写稿存放在哪里？谁可以访问？会保留多久？能否删除？相关数据是否会被用于训练或改进系统？这份记录未来是否可能需要披露或提交？
这些问题最好在 AGM 召开前回答清楚，而不是等到有人发现一份完整转写稿已经存放在第三方平台上之后。
某个工具具备录音能力，并不意味着企业就应该让它录音。
转写稿不应默认变成会议纪要
记录所有内容还会带来另一个问题：它容易让企业把“完整”误认为“准确”。
会议纪要之所以需要有选择性，是有原因的。
会议纪要需要记录会议事项，并形成准确的公司记录。它不需要保留每一句旁白、未完成的想法或措辞不够严谨的发言。
当讨论涉及不同意见或敏感议题时，这种选择性尤其重要。
AI 可以总结会议上说了什么，但它不能独立判断应如何表述反对意见，或某项讨论是否应进入正式会议记录。
这些决定需要法律判断和具体语境判断，不应交由 AI 处理。
创建超过企业实际需要的信息，也会带来实际后果。
完整转写稿会成为另一份需要被保护、留存，甚至未来可能需要提交的文件。
有时候，更稳妥的公司治理选择，是少创建一些不必要的记录。
让敏感讨论远离 AI 工作流
AGM 和董事会现场讨论经常包含企业需要谨慎保护的信息。因此，将会议内容直接输入 AI 系统，与在会前或会后使用 AI 处理受控的行政工作，是完全不同的风险场景。
享有法律专业特权的法律意见就是一个明显例子。敏感商业谈判，或涉及个人数据的讨论，也可能需要更严格的控制。
这些边界应在敏感信息进入工具之前就明确下来。事后再试图重新取得控制，可能已经太晚。
某个 AI 平台获批用于一般业务场景，并不代表它也适用于 AGM 或董事会会议的现场内容。正式会议需要单独的控制机制。
一套全球 AI 政策并不适用于所有实体
跨国公司推行标准化流程，是有充分理由的。统一工作流可以让数十家实体的公司治理管理更加顺畅，因此将同一思路应用到 AI 管理上，看起来也很合理。
总部批准一项工具，制定全球 AI 政策，然后在集团范围内推行同样的控制要求。
问题在于，AGM 并不是在同一个法律环境中召开的。
不同司法管辖区在公司法、数据跨境传输规则和证据标准方面存在差异。当地法规要求也会影响会议录音、记录留存和会议纪要正式审批的方式。
AI 技术本身不会识别这些法律边界。同一平台可能使用相同底层技术，处理伦敦、新加坡或圣保罗等地实体的信息，但相应的法律和公司治理要求仍会因司法管辖区不同而变化。
对全球团队而言，目标是在保持一致性的同时，不假设每一家实体都能采用完全相同的流程。全球 AI 政策可以设定基本原则，而本地审查则决定这些原则如何适用于各个司法管辖区。
这一点在 AGM 季尤其重要，因为多个实体可能会在相对集中的时间内召开正式会议。
控制要求可以标准化，但工作流程必须经过本地验证。
正式公司治理场景下的 AI 政策应覆盖哪些内容？
一项有效的 AI 政策，应当回答人们在公司治理工作流中实际会遇到的问题。
相关人员应清楚知道，哪些信息可以进入 AI 系统，哪些信息必须排除在外，以及由谁作出这一判断。
对于跨国企业集团而言，一项可操作的政策需要明确三件事：什么可以做、谁负责，以及哪些内容需要本地验证。
明确允许使用的范围
首先，应从 AI 工具本身开始明确。
企业应确认哪些 AI 平台被批准用于 AGM 相关工作。政策还应明确说明：某个工具获得一般性批准，并不代表它可以自动用于会议现场内容。
会议类型同样重要。
普通内部团队会议，与 AGM、董事会会议或委员会会议，并不具有相同的公司治理考量。政策应区分日常运营会议和受正式治理规则约束的会议。
对于实时录音和转写，政策应有明确立场。员工不应需要从笼统的保密条款中自行推断，AI 工具是否可以捕捉正式会议内容。
默认原则应清晰明确：AGM 或董事会会议的现场内容，应默认排除在 AI 系统之外。任何例外都必须经过明确授权，并完成适当的本地审查。
把责任落实到具体角色
如果 AI 治理在理论上人人有责，实际执行中就很容易变得模糊。
正式公司记录需要有明确负责人。
政策应明确谁负责审核 AI 辅助生成的草稿，谁负责批准最终会议纪要，并定义各实体的签署和审批流程。
记录留存也需要同样清晰。
企业应明确 AI 生成草稿和源材料存放在哪里、保留多久，以及何时删除。
这些责任应归属于明确的岗位角色，而不是笼统地交给“业务部门”或“会议组织者”。
当一份记录具有正式意义时，就必须有人真正为它负责。
为本地规则预留空间
全球政策只是起点，而不是最终答案。
当地法律顾问或合资格公司秘书应验证全球政策如何适用于某一实体的 AGM。该审查应涵盖公司法、数据跨境传输、记录保存和当地证据规则等要求。
同一流程还应识别哪些公司治理信息需要比全球政策更严格的控制。
这能让跨国企业集团在效率与合规之间取得可执行的平衡。
总部不需要为每一家实体重新设计一套 AI 治理规则，但也不应假设为某一司法管辖区制定的政策，可以毫无调整地跨境适用。
好政策应在“没人有时间细读”时也能发挥作用
还可以用另一个标准来检验上述 AI 治理安排是否真正可执行。
想象一下：AGM 即将召开，有人希望使用 AI 来准备材料、起草文件，或处理与会议相关的信息。
相关负责人应能立即回答三个问题：
这个工具是否获准用于这项工作？
这些信息是否可以输入该系统？
谁负责审核 AI 输出结果？
如果这些答案并不清楚，说明该工作流程还没有准备好。
良好的公司治理，并不是把每一项新技术都变成一项合规负担，而是在敏感信息进入工作流程之前，先明确这项技术适合用在哪里。
相关人员应清楚知道，谁负责会议纪要，AI 在起草流程中扮演什么角色，以及 AI 生成材料在会后如何处理。
这正是让 AI 政策从“纸面文件”变成“实际操作流程”的关键。
对于 AGM、董事会会议等正式公司治理场景而言，这一区别值得企业认真把握。
关于 AI 与 AGM 的常见问题
1，AGM 期间可以使用 AI 吗？
企业应区分两种情况：在 AGM 前后使用 AI 支持相关工作，以及允许 AI 捕捉正式会议现场内容。
AI 很适合用于受控的行政工作，例如会议准备、文件整理和初稿撰写。
但现场录音或实时转写则不同。它会产生额外记录，并带来保密、隐私、记录留存、数据治理以及未来可能的信息披露风险。
默认做法应是：除非经过明确授权并完成本地合规验证，否则应将 AI 排除在 AGM 正式会议现场之外。
2，AI 可以起草 AGM 会议纪要吗？
可以。当 AI 基于公司秘书或会议主席提供的精选材料工作时，非常适合用于会议纪要初稿撰写。随后，应由合资格人员审核、修改并批准最终正式记录。
AI 可以提高起草效率，但 AGM 会议纪要的最终责任仍应由人承担。
3，AGM 会议纪要是否应包含完整转写稿？
不应包含。会议纪要和转写稿承担的是不同职能。
会议纪要的作用是形成重点清晰的公司记录，而不是逐字记录所有发言。不必要的完整转写稿会增加保密、记录留存和数据治理风险。
4，跨国企业可以全球统一使用一套 AI 治理政策吗？
全球政策可以建立统一的控制原则，但不能替代本地合规验证。
不同司法管辖区在公司法、数据传输要求和证据规则方面存在差异。企业在部署与 AGM 相关的 AI 工作流程前，应在实体或司法管辖区层面完成验证。
5，如果企业尚未制定正式会议 AI 政策，应如何处理？
不要在 AGM 现场临时决定或即兴处理。
企业应先明确哪些工具获批、哪些信息可以输入，以及谁负责 AI 使用。政策还应涵盖现场录音、人工审核、最终签署、记录留存、删除机制和本地合规验证。
在这些规则建立之前，应将 AI 排除在正式会议现场之外。
善用 AI，同时保留治理控制权
AI 在公司治理中可以发挥有价值的作用。它能够支持会议准备、整理信息、协助结构化公司治理文件，并帮助公司秘书团队更快完成初稿。
但这种价值并不依赖于捕捉正式会议现场内容。记录或转写 AGM 会额外生成一份记录，也会带来关于保密、隐私、留存和披露的一系列新问题。
更稳健的做法是有意识地使用 AI：在它能够减少行政负担的地方使用它；默认将正式会议现场内容排除在 AI 工作流之外；并将公司治理判断留给对相关实体负责的人员。
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